Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис




Скачать 149.61 Kb.
НазваниеЛекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис
Дата конвертации08.09.2012
Размер149.61 Kb.
ТипЛекция
Лекция 4 РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИС. ТИПЫ ИС

Вопросы лекции:

1 Функции и уровни управления

2 Персонал и прочие элементы организации

3 Экономическая информационная система (ЭИС). Типы ИС


Создание и использование информационной системы для любой организации наце­лены на решение следующих задач.

  1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение соци­альных и экономических задач.

  2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципа­ми.

  3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпи­чи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом. Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и при­нимает решений, возможности компьютерной технологии. Информационная систе­ма является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура. Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

1 Функции и уровни управления

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через орга­ны управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение постав­ленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, пла­новой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

  1. Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лабора­тории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компе­тенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу лаборатории или должностных инструкциях.

  2. Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведе­ния научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, ме­сяц, день).

  3. Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как полу­чение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реаль­ных хозяйственных процессах.

  4. Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в за­висимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специали­сты, а на уровне цеха, отдела — менеджер этого уровня (начальник или его замес­титель) совместно со специалистом-экономистом.

  5. Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за вы­полнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финан­совых средств и т.п.

  6. Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и примене­ние различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

    • финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

    • психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, дос­ки почета и т. п.

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства под­держки принятия решений.

Принятие решения — акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы дости­жения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления тре­буется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, тре­бующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учиты­вать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рисунке1 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими фак­торами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых за­дач, а также динамика принятия решений по реализации задач.





Рисунок 1 - Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, слож­ности и динамику принятия решений. Квалификация персонала по уровням управления

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управ­ления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример1. Некоторые учетные задачи:

  • учет количества проданной продукции;

  • учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

  • учет произведенной продукции;

  • бухгалтерский учет и т.д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется допол­нительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управ­ление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до при­нятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до полу­чения реакции на них.

Пример2. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на бли­жайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, на­правленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. По­скольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегиче­ское планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления назы­вают стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленче­ских решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример3. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении допол­нительных работников или об их сокращении.

2 Персонал и прочие элементы организации

Персонал организации — сотрудники разной степени квалификации и уровней уп­равления — от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработ­ки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. На рисунке1 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

• на верхнем, стратегическом, уровне управления - менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Основная их задача — стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутри­фирменной тактики управления;

• на среднем, функциональном, уровне — менеджеры среднего звена и специа­листы (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные со­трудники и т.п.). Основная задача — тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

• на нижнем, операционном, уровне — исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). Основная задача — оперативное реагирование на измене­ние ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществ­ляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции (рисунок1).

Пример4. Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функ­ций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главно­му электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации:

  • Стандартные процедуры в организации — точно определенные правила выпол­нения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функциониро­вания организации, начиная от технологических операций по составлению доку­ментов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.

  • Субкультура любой организации — совокупность представлений, принципов, ти­пов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая — информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной сис­теме.

Пример5. В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило — клиент обслуживается в порядке очередности. Значит, и информационная система должна об­рабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами орга­низации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информаци­онной системы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования ин­формационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предпо­лагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимо­стью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобожде­нию. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная со­циальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.

3 Экономическая информационная система (ЭИС). Типы ИС

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организаци­онных, технических, программных и информацион­ных средств, объединенных в единую систему с це­лью сбора, хранения, обработки и выдачи необхо­димой информации, предназначенной для выпол­нения функций управления.

ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки.

Процесс управле­ния системой как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели можно представить в виде информационного процесса, свя­зывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на воз­мущения внешней среды и при необходимости мо­дифицирует цель и структуру всей системы.

В экономической системе объект управле­ния представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на про­мышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном пред­приятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой со­вокупность взаимодействующих структурных под­разделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы), осуществляющих сле­дующие функции управления.

к обработке информации в ЭИС предъявля­ются следующие требования:

  • полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

  • своевременность предоставления инфор­мации;

  • обеспечение необходимой степени дос­товерности информации в зависимости от уровня управления;

  • экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект; адаптивность к изменяющимся информа­ционным потребностям пользователей.

В соответствии с характером обработки ин­формации в ЭИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем (рисунок2):

  • системы обработки данных (СОД или EDP - electronic data processing);

  • информационные системы управления (ИСУ или MIS - management information system);

  • системы поддержки принятия решений (СППР или DSS - deci­sion support system), включая экспертные системы (ЭС).

Системы обработки данных (СОД) пред­назначены для учета и оперативного регулирова­ния хозяйственных операций, подготовки стан­дартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Горизонт опе­ративного управления хозяйственными процесса­ми составляет от одного до несколько дней и реа­лизует регистрацию и обработку событий, напри­мер оформление и мониторинг выполнения зака­зов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными ис­полнителями хозяйственных процессов (рабочи­ми, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгорит­мами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например анализ и планирование по­ставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяе­мость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, на пример свод заказов для формирования производ­ственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.



Рисунок2 - Типы информационных систем

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предпри­ятий, организаций), имеющего стратегическое долгосрочное значение в течение года или не­скольких лет. К таким задачам относятся форми­рование стратегических целей, планирование при­влечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный харак­тер.

Для задач СППР свойственны недостаточ­ность имеющейся информации, ее противоречи­вость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инстру­ментов обобщения чаще всего используются сред­ства составления аналитических отчетов произ­вольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом исполь­зуются базы обобщенной информации, информа­ционные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

Идеальной считается ЭИС, которая вклю­чает все три типа перечисленных информацион­ных систем. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ЭИС.

Корпоративная (интегрированная) ЭИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Корпоративная ЭИС является много­пользовательской, функционирует в распределен­ной вычислительной сети.

Локальная ЭИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Локальная ЭИС может быть однопользо­вательской, функционирующей в отдельных под­разделениях системы управления.

Одним из основных свойств ЭИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения разработки и эксплуатации ЭИС, к которым относятся:

  • упрощение разработки и модернизации ЭИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;

  • упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;

  • упрощение эксплуатации ЭИС вследствие специализации работников предметной об­ласти.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы ЭИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для струк­турных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функцио­нальных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечи­вающих подсистем, таких, как информационная, программная, математическая, техническая, тех­нологическая, организационная и правовая под­системы.

Контрольные вопросы

  1. На решение каких задач наце­лены создание и использование информационной системы для любой организации?

  2. Что понимают под управлением? Каково содержание управленческих функций?

  3. Какие существуют уровни управления? Как уровни управления соотносятся с такими фак­торами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых за­дач, а также динамикой принятия решений по реализации задач?

  4. Каково соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления?

  5. Что представляет собой экономическая информационная система?

  6. Какие требования предъявля­ются к обработке информации в ЭИС?

  7. Какие типы информационных систем выделяются в соответствии с характером обработки ин­формации в ЭИС на различных уровнях управления экономической системой?

  8. Охарактеризуйте каждый тип информационных систем.

  9. Какая ЭИС считается идеальной?


Похожие:

Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconТема №2 структура управления в информационной системе
Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconЛитература
Сущность планирования, его цели и роль в системе управления предприятия
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconВопросы к экзамену часть 2
Понятие финансового планирования, его роль и место в системе управления
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconОрганизационно-экономическая сущность объекта проектирования
...
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconЛекция 13. Практики развития 77 Лекция 14. Управление временем 84 Лекция 15. Когнитивная навигация: поиск и получение информации 93 Лекция 16. Организация команды 97 3 Введение Дисциплина «Практическая антропология»
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconТема роль и содержание комплексного экономического анализа
Лекция роль комплексного анализа в управлении
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconЛекция 2 Лекция 1
Роль учёта затрат в деятельности предприятия. Цели учёта затрат. Необходимость учёта затрат. Финансовый, управленческий и
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconВопросы к государственному экзамену по направлению магистратуры
Цели, функции и методы управления производством. Типы организационных структур управления фирмой
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconУчебное пособие по дисциплине Красноярск 2007
Лекция 1 Терминология, сущность антикризисного управления в лекцию 1 Антикризисная специализация в менеджмент Лекция Воздействие...
Лекция 4 роль структуры управления в информационной системе. Экономическая ис. Типы ис iconСущность и принципы управления в системе туризма
Сущность управления в системе туризма заключается в выполнении четырех основных функций – планирования, организации, мотивации и...
Разместите кнопку на своём сайте:
Бизнес-планы


База данных защищена авторским правом ©bus.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Бизнес-планы
Главная страница