Теоретические основы информации




НазваниеТеоретические основы информации
страница1/5
Дата конвертации13.10.2012
Размер0.73 Mb.
ТипРеферат
  1   2   3   4   5



СОДЕРЖАНИЕ





Введение………………………………………………………………………...

3


Глава 1. Теоретические основы информации




1.1. Управление, решение и информация…………………………………….

6

1.2. Сущность информации и её характеристика……………………………

16

1.3. Информационно-управляющие системы………………………………..

26


Глава 2. Анализ состояния организации информационного обеспечения ОАО «Ресо-Гарантия»




2.1. Показатели и критерии оценки состояния организации информационного обеспечения……………………………………………….


41

2.2. Анализ современного состояния организации информационного обеспечения ОАО «Ресо-Гарантия»………………………………………….


45


Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации информационного обеспечения ОАО «Ресо-Гарантия»…………………….



51


Глава 4. Компьютерное обеспечение проекта……………………………….


57


Глава 5. Экономическая оценка проекта…………………………………….


60


Глава 6. Правовое обеспечение проекта……………………………………..


67


Заключение……………………………………………………………………..


72


Список используемой литературы…………………………………………….


74


ВВЕДЕНИЕ


В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стала организация информационного обеспечения системы управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и их успешной реализации.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности, полноты и своевременности получения которых во многом зависит успешное решение многих задач управления и достижения целей организации в целом.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего менеджера, “информационный потенциал” играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается, то не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в дипломной работе.

Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий и сетей. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Термины, используемые в работе:

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке определённого управленческого решения, являющегося важнейшим продуктом управленческого труда, организации его выполнения, т.е. доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Информационная система управления - это система информа-ционного обслуживания работников управленческих служб. Она выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации, складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Цель дипломной работы:

• Выделить проблемы, возникающие при организации информационной системы.

• Осуществить обзор существующих систем на предмет соответствия выдвигаемым компаниями требованиям.

Тема данной дипломной работы кажется мне очень современной и интересной для рассмотрения. Работа состоит из введения, шести глав, заключения.

В первой главе мы рассмотрим значение и сущность информации, рассмотрим характеристику информационно-управляющих систем. Вторая глава посвящена анализу организации информационного обеспечения ОАО «Ресо-Гарантия». В третьей главе будут даны рекомендации по совершенствованию организации информационного обеспечения. Четвёртая и шестая главы посвящены компьютерному и правовому обеспечению проекта. В пятой главе дана экономическая оценка проекта.


ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИИ


1.1. Управление, решение и информация


Окружающий нас мир состоит из разнообразных материальных систем, находящихся во взаимодействии и взаимосвязи друг с другом.

Система – единое целое, состоящее из элементов (частей) и связей между ними, обладающее свойствами, которыми не обладает ни один из входящих в неё элементов.

Объективно-необходимое свойство материальных систем, обеспечивающих им целостность структуры, поддержание режима деятельности (функционирования), сохранения присущих им свойств и развитие (смену состояний) путём согласования и упорядочения поведения (действий) элементов на основе присущих системе законов называется управлением.

Системы, состоящие из двух или более человек, решающих общую задачу (проблему), являются социальными (общественными) системами. Такие системы также объективно нуждаются в управлении и называются системами управления.

Система управления – социальная система, элементами которой является орган (субъект) управления, объекты управления и связи между ними.

В обществе специально создаётся огромное множество различных систем управления в интересах достижения определённых целей.

Управление организацией, как объективно присущее ей свойство, есть деятельность(работа) органа управления, обеспечивающая достижение целей организации путем установления согласования и упорядоченности поведения объектов управления присущими данной деятельности принципами, средствами и методами на основе действующих в организации законов посредством выработки и реализации решений.

Таким образом, управление есть неотъемлемое свойство социальных систем и представляет собой управленческий труд, выделившийся в особую категорию общественного труда. Поэтому работа по управлению отличается от неуправленческой (производственно-исполнительской) работы, но не отделима от нее и присуща всякому совместному труду. В связи с этим управленческий труд осуществляется соответствующими ему средствам и методам.

Внешнее управление проявляется как оказание органом управления управляющего воздействия (приказом, командой, распоряжением, рекомендацией) на объекты управления.

Управляющее воздействие на материальную систему может быть энергетическим (силовым) или информационным. В социальных системах используется в основном информационное управляющее воздействие.

В самом общем понимании информация - это любой вид сведений о предметах, процессах, явлениях, фактах и понятиях предметной области, неизвестных до их получения и являющихся объектом хранения, передачи, обработки и использования.

Информация, представленная в формализованном виде, удобном для использования, сбора, пересылки и обработки называется «данными». Носителем такой информации является сигнал.

Итак, информация в управлении используется в качестве управляющего воздействия, которое оказывается органом управления на объекты управления.

Помимо сущности управление характеризуется содержанием и формой, раскрывающими механизм его осуществления органом управления (руководителем). Под содержанием управления понимают совокупность общих функций управления, объединенных в единый процесс. Функция управления - это выделившаяся в самостоятельную часть конкретная разновидность управленческого труда (работы). Форма выражения и реализации содержания управления есть цикл управления. Вне цикла нет управления. Это вытекает из общей закономерности поэтапного осуществления процесса управления.

Различные авторы по теории управления и практики-управленцы выделяют в содержании управления различное количество общих функций управления и различные их названия. Но, несмотря на всё это разнообразие ещё в 1916 году А. Файоль обратил внимание на то, что для всех процессов управления в любой организации при решении любой задачи (проблемы) характерно наличие, в общем-то однородных видов управленческой деятельности, которые группируются в четыре общие функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Данный вариант содержания управления поддерживают многие российские и зарубежные авторы по вопросам управления.

Из философии известно, что любому содержанию соответствует присущая ему форма. Форма – внутренняя структура, способ существования и воплощения содержания в жизнь.

За внешне простой формой проявления управления организацией скрыта огромная и ответственная работа руководителя и работников органа управления по подготовке управляющего воздействия, его передаче объектам управления и организации. Эта работа органа управления и составляет содержание управленческого труда (управления).

Такой пространственно-временной и логически обоснованной последовательностью осуществления является цикл управления.

Структурно цикл управления представлен на рисунке 1. Анализ данного рисунка позволяет сделать ряд серьезных выводов:

1. Представленная на рис. 1 организация (предприятие, учреждение) представляет собой систему управления в совокупности ее трех элементов: органа управления, объектов управления и каналов прямой и обратной связи между ними. Следовательно, система управления образует внутреннюю структуру и материальную основу любого процесса управления. Без системы нет управления и наоборот.




Т

Рис. 1. Структурная схема управления организацией


2. В этой общей системе орган управления иногда называют управляющей системой (подсистемой) или субъектом управления), а объектом управления - управляемой системой (подсистемой). Однако ряд авторов исключают из понятия «система управления» объект управления. На наш взгляд этим они допускают методологическую и практическую ошибку. Методологическая ошибка состоит в том, что в принципе такая система без объекта управления функционировать вообще не может, т.к. некем управлять. Практическая ошибка состоит в том. Что одно и то же понятие имеет две различных сущности. Это вносит путаницу при общении людей. Для осуществления управления необходимы все его материальные носители системы управления.

3. Любая организация как система управления благодаря наличию каналов прямой и обратной связи является замкнутым контуром управления. Именно по этим каналам осуществляется движение управляющей (командной) информации от органа к объектам управления и информации состояния о внутренней и внешней среде организации от объектов управления и внешней среды к органу управления.

4. В рамках данного контура осуществляются функции цикла управления - планирование работы организации, организация выполнения плана и контроль результатов работы организации. Каждая из этих функций реализуется в соответствующих элементах системы управления (организации) посредством добывания, сбора или получения информации, ее обработки, анализа. Преобразования и передачи по назначению.

5. В приведенном на рисунке цикле управления отсутствует одна ранее названная общая функция управления - мотивация. Дело в том. Что при отсутствии одной из функций - планирования. Организации или контроля - нет цикла управления и управления в организации вообще. Мотивация же может присутствовать или отсутствовать в цикле управления, но она не может повлиять на само осуществление процесса управления организацией. Другое дело, что результаты управления при отсутствии мотивации будут, как правило, менее положительными, чем при ее наличии. Следовательно, наличие трех общих функций в цикле управления является необходимым и достаточным условием его осуществления.

6. Теоретики и практики управления признавая наличие в цикле управления трех общих функций в то же время считают. Что для повышения эффективности работы органа управления целесообразно конкретизировать (детализировать) их на более мелкие виды самостоятельных работ по управлению. Различные авторы при этом выделяют от 5-7 до 13-19 разновидностей функций управления в его цикле.

Психолого-педагогической и управленческой наукой и практикой установлено, что человек может успешно запоминать, манипулировать, управлять одновременно несколькими объектами. Исходя из этого, можно принять число функций управления в цикле также в этих пределах. Тогда можно предложить следующий обобщенный вариант цикла управления, обеспечивающий, на наш взгляд, достаточно конкретное и в то же время легко усваиваемое содержание управленческого труда:

1. Уяснение возникшей в организации проблемы или поступившей от вышестоящего органа управления задачи (УЗ);

2. Оценка обстановки, т.е. познание объективных условий, влияющих на решение возникшей проблемы, или выполнение полеченной задачи (00);

3. Принятие решения, как выбор и формулирование целесообразного цели и условиям обстановки варианта решения проблемы или выполнение полученной задачи (Пр.Р);

4. Планирование - конкретизация и повышение обоснованности решения (Пл.);

5. Постановка задачи объектам управления (доведение решения до исполнителей — ПЗОбУ);

6. Организация взаимодействия (согласования, упорядочения)действий объектов управления и их всестороннего обеспечения (ОВиО);

7. Контроль хода и результатов решения проблемы или выполнения задачи (КР).

Каждая из приведенных функций цикла управления буквально «наполнена» информацией, поэтому управленческий цикл часто называют информационным применительно к работе органа управления организацией.

Действительно, руководитель организации и его аппарат управления начинают работу с информацией при уяснении возникшей проблемы (полученной задачи). Уясняя проблему (задачу) руководитель изучает поступившую информацию о состоянии внутренней и внешней средах организации, так называемую, «исходную» информацию.

В результате этой работы исходная информация состояния превращается в иную информацию, основой из которой является цель предстоящей (будущей) деятельности организации – мысленного результата этой деятельности. Одновременно с этим руководитель отдает распоряжение работникам органа управления о «добывании» дополнительной информации для осуществления следующей функции управления - оценки обстановки.

Оценка обстановки - разновидность труда органа управления, осуществляемого посредством анализа (взвешивания) информации о каждом элементе внутренне и внешней среды организации с позиции -помогает или мешает он достижению цели организации. Выводы из этой аналитической работы интегрируются в возможные варианты достижения цели, т.е. в информацию о силах, средствах, способах и сроках ее достижения.

Следующей функцией цикла управления является принятие руководителем организации решения о порядке достижения цели (выполнение задачи) организацией. Решение - интегрированный, тщательно продуманный, осторожно взвешенный результат мыслительной деятельности и проявленной воли руководителя о порядке достижения цели организацией. Оно представляет собой «сгусток» переработанной и вновь сформированной информации, которая стала теперь управляющей или командной. Наглядно эта информация может быть представлена структурой и содержанием решения (рис. 2).

Очередной функцией управления является постановка (доведение) задач подчиненным. Она осуществляется органом управления на основе решения или плана. Этой функцией цикла управления со структурными подразделениями организации (объектами управления) по реализации решения. Постановка задач подразделениям представляет собой акт управленческого воздействия органа управления на объекты управления в интересах достижения цели организации.

Это воздействие имеет информационный характер, содержание которого представлено на рис. 2 в разделе «Задачи подразделениям». Последующая работа органа управления с объектами управления «организация взаимодействия» - согласование деятельности подразделений и их «всестороннее обеспечение» при выполнении ими своих задач с одновременным направлением их усилий на достижение общей цели организации и осуществляется (материализуется) на основе информации, содержащейся в разделах 3 и 4 структуры решения.

Завершающая функция цикла управления «контроль» за ходом выполнения решения органом управления и деятельность объектов управления по ее реализации основаны на командной информации этого раздела решения: кому, когда, о чем, в каком виде (форме) представлять информацию о состоянии организации ее окружающей среде. Поступление этой информации от объектов управления по каналу обратной связи в орган управления замыкает контур управления организацией (динамику процесса управления) и делает его постоянно функционирующим.




Таким образом, нами рассмотрены сущность управления организацией, его содержание и форма (механизм реализации), роль и место информации в управлении. Выводы:

1. Роль информации в управлении определяется ее функциональным назначением - она является предметом труда органа управления организацией. Нет информации - нет управления. Поэтому не случайно ныне появилось выражение: «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

2. Место информации в управлении определяется ее положением в цикле управления. Весь цикл управления организацией от его первой и до последней общих функций есть непрерывный процесс роботы органа управления с информацией - от «исходной» до «контрольной». Цикл управления позволяет сформулировать основные операции-стадии информационной технологии:

1) добывание (сбор, получение) информации;

2) обработка информации - приведение к виду (форме) удобной для пользователя;

3) переработка информации (ее анализ и синтез) в интересах достижения цели организации;

4) передача управляющей информации получателю (объектам управления) и воздействие с помощью ее на него;

5) получение информации адресатом и ответное подтверждение этого отправителю.

1.2. Сущность информации и её характеристика


“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”.1

Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.

Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации (см. таблица 1), все они сталкиваются с общим “требованием” самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.


Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС


Таблица 1
  1   2   3   4   5


Похожие:

Теоретические основы информации iconВведение 3 глава 1 теоретические основы организации и управления предприятием в малом бизнесе 6
Теоретические основы организации и управления предприятием в малом бизнесе 6
Теоретические основы информации iconТеоретические основы бизнес-планирования

Теоретические основы информации iconБаранов В. Н., Шустин Б. Н. Теоретические и методические основы развития ?3/2008 и совершенствования системы подготовки, повышения квалификации и переподготовки
Баранов В. Н., Шустин Б. Н. Теоретические и методические основы развития ?3/2008 и совершенствования системы подготовки, повышения...
Теоретические основы информации iconЧапкина Е. Г. Теоретические основы реструктуризации: Учебное пособие

Теоретические основы информации iconТеоретические и методические основы анализа финансового состояния

Теоретические основы информации iconВведение Теоретические и методологические основы бизнес-планирования в апк

Теоретические основы информации iconТеоретические основы учета, анализа и аудита расчетов с дебиторами и кредиторами 7

Теоретические основы информации iconВведение 3
I. Теоретические основы бизнес-планирования в оценке инвестиционных проектов 6
Теоретические основы информации iconТеоретические основы планирования финансово-экономической деятельности предприятий в современных условиях
Теоретические основы планирования финансово-экономической деятельности предприятий в современных условиях 3
Теоретические основы информации iconВведение 4
Теоретические основы бизнес-планирования для финансового оздоровлления организации 6
Разместите кнопку на своём сайте:
Бизнес-планы


База данных защищена авторским правом ©bus.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Бизнес-планы
Главная страница