Мастер-класс по управлению персоналом




НазваниеМастер-класс по управлению персоналом
страница7/52
Дата конвертации28.08.2012
Размер8.38 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   52

│ 1 │<──────────┤ ├─────>│ 2 │

└──────────────────┘ │ │ └───────────────────┘

┌──────────────────┐ │ │ ┌───────────────────┐

│ Полномочия ├───────────┤ ├──────┤ Контроль │

└─────┬───────────┬┘ └───────────────┘ └─┬────────────┬────┘

│ │ │ │

Централизация │ Плоские структуры │

│ │

Децентрализация Многоуровневые структуры


Рис. 3.1


Элементы организации можно объединять друг с другом различными способами, и в этом смысле построение или проектирование организационной структуры сравнимо, пожалуй, с широко известным конструктором "Лего". Это процесс творческий и уникальный для каждой организации, причем результат его будет зависеть, повторяю, от целей организации. И каждое изменение целей, кстати, должно неминуемо приводить к изменению организационной структуры, в общем смысле - к ее разрушению, и именно в этом смысле в названии этого занятия и появились слова "карточные домики".

Коли мы упомянули о проектировании организационной структуры, то для ее создания прежде всего следует установить цели и стратегию компании, определить рынки, на которых она функционирует, разделить компанию на блоки, соответствующие разным видам бизнеса, сформулировать конкретные задачи, приоритеты, затем установить соотношения полномочий различных должностей, права, диапазоны контроля и, наконец, определить должностные обязанности. И главное, постоянно следует помнить, что "предприятие должно подвергать анализу организационную структуру всегда, когда меняется стратегия. Изменение стратегии требует новых ключевых видов деятельности и адаптации структуры к ним. Напротив, реорганизация без изменения стратегии либо является излишней, либо указывает на то, что структура была негодной с самого начала" [3].

Давайте теперь остановимся на так называемых полномочиях и для начала перечислим:


3.4. Правила при передаче полномочий


Давайте запишем правила, которыми весьма полезно пользоваться руководителю-менеджеру при передаче полномочий своим подчиненным и отдаче распоряжений [11]:

1. Правило наименьшего действия. Всякое действие должно совершаться с минимально возможной затратой ресурсов. Начиная проектировать какое-либо действие, попробуйте прежде всего вообще от него отказаться.

2. Правило заинтересованности исполнителя. Условием для действительного исполнения проектируемого действия является заинтересованность исполнителя в его своевременном и качественном исполнении.

3. Правило двойного контроля. По любому действию должен быть контроль. Действия контролеров должны, в свою очередь, контролироваться.

4. Правило постфактического контроля. Контроль за правильностью однотипных, постоянно повторяющихся действий, выполняемых постоянными исполнителями, должен проводиться не в процессе исполнения, а по результатам, с возложением максимальной ответственности на исполнителя.

5. Правило необходимой квалификации. Выполнение действий должно поручаться такому исполнителю, который обладает квалификацией для его исполнения.

6. Правило информированности. Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который получает информацию, необходимую для исполнения. Или наоборот, информация, необходимая для исполнения действия, должна направляться тому, кому поручается его исполнять.

7. Правило необходимой производительности. Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнять его в требуемое время.

8. Правило работы по горизонтали. При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей данного работника, он обязан взаимодействовать с исполнителями всего уровня в подразделениях-смежниках, информируя руководителя только о результатах.

9. Правило управления по отклонениям. Руководитель вышестоящих (над исполнителем) уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устраненных исполнителем самостоятельно.

10. Правило управления по статистике. Информация по статистике производства за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства.

11. Правило единства источника первичной информации. Если в разных подсистемах или задачах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации - один документ, один человек, одна должность, один автоматический прибор и т.д.

12. Правило проходных документов. Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров. Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, ведомостях, картотеках, для проверки табуляграмм, должны передавать первичные документы дальше в порядке подотчетности, хранить в архивах первичные документы должны только конечные контролирующие подразделения (бухгалтерия, иногда другие службы).

13. Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя. Аналитические отчетные документы, предназначенные для руководителей, должны конструироваться таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа "хорошо", "плохо", "хуже" и т.д.

14. Правило централизации дефицитных ресурсов. Централизация управления любым видом ресурсов должна быть прямо пропорциональна его дефицитности.

15. Правило использования автономии. Люди всегда стремятся сами определять порядок своей работы. Поэтому полезно не регламентировать детально их действия, а создать условия для того, чтобы они сами находили рациональные пути в организации работы.

16. Правило стандартизации решений. По мере увеличения числа документально оформленных технологических процессов управления необходимо отдавать предпочтение стандартным решениям везде, где это не противоречит остальным правилам.

17. Правило системной увязки решений. Каждое решение по технологии управления должно быть проверено на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями по другим процессам (процедурам) управления и даже по другим подсистемам.

18. Правило надежности исполнителей, технических средств, способов хранения информации. Каждое проектируемое действие должно быть проверено на надежность по исполнителям, по техническим средствам, по способам хранения информации.

Должен заметить, что в тех компаниях, где полномочия четко распределены, разграничены, высшее руководство работает в комфортных условиях, оно не перегружено совещаниями и заседаниями, подписанием бумаг, встречами и т.п. В конце концов, в этих компаниях руководство значительно меньше подвержено стрессу, физическому утомлению, психическим перегрузкам.

В передаче полномочий заложен значительный потенциал для развития компании. Как пишет профессор Э. Старобинский, делегирование полномочий имеет ряд положительных моментов [13]:

- руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов;

- делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта;

- делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности.

Хорошо. Мы все говорим и говорим о полномочиях. Так давайте же наконец определим, а что же это такое - полномочия? Вполне можно удовлетвориться следующим определением.

Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач [13].

Причем, главное, что надо помнить, - полномочия делегируются не конкретному сотруднику, а всегда и только лишь занимаемой им должности, и они закреплены обычно либо в должностной инструкции, о который мы, кстати, подробно будем говорить на одном их последующих занятий, либо в приказе по компании о распределении обязанностей топ-менеджеров, высших руководителей компании.

Теперь несколько слов о том, какие же требования необходимы для передачи полномочий. Во-первых, следует сопоставить полномочия и результат, т.е. ваш сотрудник прежде всего должен обладать достаточными полномочиями для того, чтобы выполнить поставленную задачу, добиться требуемого результата. Во-вторых, каждый подчиненный должен совершенно точно знать, кто передал ему полномочия и перед кем, соответственно, он несет ответственность. В-третьих, упаси Бог превысить компетенцию, т.е. каждый сотрудник, каждый руководитель принимает решения лишь в пределах своих полномочий. В-четвертых, передаются только полномочия, но не ответственность. За все действия своих сотрудников отвечает их непосредственный руководитель.


3.5. Плюсы и минусы централизации и децентрализации


Часто возникает вопрос: а что лучше - централизация или децентрализация? Напомню, что мы понимаем эти термины в рамках классификации, связанной с разной степенью делегирования полномочий, т.е. делегирования права принимать решения и командовать. Хорошо. Так все-таки, что же лучше из этих "двух зол"? Ответ опять же стандартен. Лучше то, что адекватнее ситуации, конкретному этапу развития компании, виду бизнеса, т.е. внутренним и внешним факторам в данное конкретное время. И ваша задача, как будущих руководителей компаний, подразделений, умело используя достоинства и недостатки разной степени делегирования полномочий, пройти между Сциллой и Харибдой к миссии своей компании.

Давайте сначала перечислим некоторые плюсы централизации [13, 14]:

- улучшение контроля за деятельностью компании, за ее отдельными подразделениями, что приводит к уменьшению количества и масштабов ошибочных решений;

- жесткий контроль за ростом подразделений, позволяющий избежать ситуации роста и развития одних подразделений за счет других;

- максимально эффективное использование оборудования, производственных площадей, финансов, а главное, персонала;

- возможность приведения всех операций в рамках компании к единому стандарту;

- устранение возможного дублирования функций, операций, усилий, подразделений и т.п.;

- возможность приобретения супердорогой общеорганизационной техники, оборудования и т.п.

А теперь - некоторые плюсы децентрализации [13, 15]:

- легкость и эффективность процесса принятия решений, особенно в крупных организациях с огромными объемами информации;

- оперативность принятия решений, решение принимает руководитель, наиболее "близко расположенный" к возникшей проблеме;

- рост мотивации, инициативы, духа предпринимательства, моральной удовлетворенности;

- возможность приобретения "руководящего" опыта начинающими руководителями, развитие компетентности;

- возможность тратить "драгоценное" время топ-менеджеров на разработку стратегии компании, ее политики, на внедрение новшеств и инноваций;

- гибкость компании в реальной экономической ситуации;

- увеличение вероятности правильности принимаемых решений ввиду узкой специализации и ограниченного круга вопросов, выходящих на руководителей подразделений;

- снижение затрат, так как значительно экономится время на подготовку отчетности, при этом компания не перерастает оптимальный размер.

Мы не говорим о минусах централизации и децентрализации в силу очевидности того обстоятельства, что достоинства децентрализации являются минусами своего антипода - централизации, и наоборот.

Однажды С. Либерман, вице-президент компании Bell&Howell, сказал: "Самым крупным преимуществом применения децентрализованной структуры можно назвать улучшение положения с обслуживанием потребителей... Децентрализация необходима потому, что приближает потребителя к производителю, а это самое лучшее, что можно придумать" [16].

Вот это для нас - ключевая фраза. На этом зиждется вся отрасль туризма и гостеприимства. Именно на заботе о клиенте!


3.6. Диапазон контроля


Согласно общепринятой теории руководитель может адекватно руководить не более чем пятью - семью непосредственными подчиненными [17]. Иногда это число подчиненных называется объемом управления. При обсуждении вопросов передачи полномочий мы говорили о том, что возможны перегрузки руководителя, стресс. Аналогичная ситуация может возникать и в случае такого диапазона контроля со стороны руководителя над своими подчиненными или объема управления, когда подчиненных слишком много, когда руководитель не успевает проверять выполнение ими заданий, результаты их труда. При этом теряется контроль за подчиненными. Они оказываются обделенными вниманием руководителя, "брошенными на произвол судьбы".

При этом они нередко уклоняются от выполнения заданий, решают свои личные проблемы, что в конечном итоге не может не сказаться на производительности труда, эффективности работы подразделения и компании в целом. С другой стороны, при малом количестве подчиненных все помыслы руководителя направлены на вызов их к себе в кабинет с докладами о положении дел подчас с неосознанной целью имитации своей бурной деятельности, с целью демонстрации своей нужности, необходимости. А что в итоге? Происходит сверхопека. Руководитель, как говорится, стоит над душой подчиненных ему сотрудников, лишая их не только инициативы, но и вызывая чувство тревоги, неуверенности, что в конечном счете опять же приводит к печальным последствиям для результатов деятельности компании.

Таким образом, диапазон контроля имеет немаловажное значение для жизнедеятельности компании, определяет вид организационной структуры.


3.7. Плоские и многоуровневые структуры


Прежде всего обратим внимание на пример плоской структуры, одноуровневой, если не считать за уровень самого руководителя. Число подчиненных у руководителя в этом конкретном примере равно восьми (рис. 3.2).


Плоская организационная структура


┌───────────┐

│ │ ------------------------ 1-й уровень

└─────┬─────┘

┌──────┬──────┬──────┬──────┼──────┬──────┬──────┐

┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐ ┌──┴─┐

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ------- 2-й уровень

└────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘ └────┘


Рис. 3.2


Второй пример - многоуровневая структура. В нашем конкретном случае она четырехуровневая. Заметьте, руководитель первого уровня контролирует трех сотрудников, руководителям второго уровня подчиняются два, три и даже шесть сотрудников, некоторые руководители третьего уровня имеют подчиненных четвертого уровня с диапазонами контроля, соответственно, - три, четыре и два (рис. 3.3).


Многоуровневая организационная структура


┌──────────────┐

│ │ 1-й уровень

└───────┬──────┘

┌──────────────────┼──────────────────┐

┌──────┴─────┐ ┌──────┴─────┐ ┌──────┴─────┐

│ │ │ │ │ │ 2-й уровень

└──────┬─────┘ └───┬────┬───┘ └─┬────┬────┬┘

┌────┬────┬────┼────┬────┐ │ │ │ │ │

┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 3-й уровень

└──┘ └─┬┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └─┬┘ └──┘ └──┘ └─┬┘ └──┘

┌────┼────┐ ┌────┬─┴──┬────┐ ┌─┴──┐

┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐ ┌─┴┐

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 4-й уровень

└──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘


Рис. 3.3


Кстати, иногда плоские структуры называют горизонтальными, а многоуровневые - вертикальными. Но суть от этого не меняется. Конечно, так же как и в случае централизованных и децентрализованных структур, плоские и многоуровневые структуры обладают своими плюсами и минусами, достоинствами и недостатками. Хотя, следует подчеркнуть, что они весьма и весьма относительны.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   52


Похожие:

Мастер-класс по управлению персоналом iconДолжностная инструкция заместителя директора по управлению персоналом наименование учреждения
Заместитель директора по управлению персоналом относится к категории руководителей
Мастер-класс по управлению персоналом iconМастер-класс «Особенности расчета денежного потока в бизнес планах инвестици- онных проектов» является составной часть проведения цикла мастер-классов для
Бизнес-парке «Уникум». В мастер-классе приняла участие учащаяся молодежь
Мастер-класс по управлению персоналом iconУправление персоналом
Кадровый менеджмент: от управления персоналом к управлению человеческими ресурсами
Мастер-класс по управлению персоналом iconМастер-класс: Как самостоятельно, быстро и эффективно привлечь инвестора в свой бизнес-проект?
Марта 2011 г в Минске пройдет специализированный мастер-класс на тему «Как самостоятельно, быстро и эффективно привлечь инвестора...
Мастер-класс по управлению персоналом iconМастер-класс «Графика и моделирование»
Выставки. После приветственных слов организаторов выставки и гостей вниманию присутствующих был предложен небольшой концерт. Затем...
Мастер-класс по управлению персоналом iconПрограмма дисциплины Мастер-класс «малый и средний бизнес в россии»
Федеральное государственное автономное учреждение высшего профессионального образования
Мастер-класс по управлению персоналом iconДолжностная инструкция
Заместитель директора по управлению персоналом относится к категории руководителей
Мастер-класс по управлению персоналом iconВалерий Шанин проведет мастер-класс в спбГУ
Путешественники расскажут, как заработать во время поездок и как объехать мир без виз
Мастер-класс по управлению персоналом iconБизнес класс //Вагриус, Москва, 2003
Топ-менеджер московского банка, мастер финансовой комбинации Сергей Коломнин оказывается в эпицентре схватки между московским нефтяным...
Мастер-класс по управлению персоналом iconПрограмма «Инновационный менеджмент международного уровня»
Учебная программа ориентирована на менеджеров высшего и среднего уровней управления, руководителей служб по управлению персоналом,...
Разместите кнопку на своём сайте:
Бизнес-планы


База данных защищена авторским правом ©bus.znate.ru 2012
обратиться к администрации
Бизнес-планы
Главная страница